Der “Kultur CoPilot” ist eine digitale Buchungsplattform für museums- und stadtpädagogische Veranstaltungen, die administrative Prozesse automatisiert und gleichzeitig die Qualität der Vermarktung des Bildungsangebots steigert. Das System wurde im partizipativen Design Thinking Prozess für fünf städtische Museen sowie die Stadtpädagogik in Pforzheim entwickelt.
Ausgangssituation
Die Koordination von über 400 Veranstaltungen jährlich an fünf städtischen Museen in Pforzheim sowie in der Stadtpädagogik war geprägt von:
mehrwöchigen, manuellen Abstimmungsprozessen zwischen Kitas, Schulen, freien Mitarbeitenden und Kulturamt
hohem administrativem Aufwand bei der Terminkoordination
Ineffizienter Ressourcenplanung und fehlendem Datenüberblick
Die digitale Lösung
Zwei vernetzte Systeme:
Öffentliche Buchungsplattform: Lehrer:innen und Erzieher:innen können das gesamte museumspädagogische Angebot einsehen und direkt buchen – wie in einem Online-Shop
Intelligentes Verwaltungssystem: Automatisiert Koordination, Vertragserstellung, Ressourcenplanung und Überblick der Finanzen im Hintergrund
Partizipativer Entwicklungsprozess
Der CoPilot entstand durch einen Design Thinking Prozess mit:
Regelmäßigen Feedback-Schleifen mit allen Nutzer:innengruppen (Mitarbeitenden des Kulturamts, Kund:innen aus Kitas und Schulen, Museumspädagoginnen)
Agiler, interdisziplinärer Zusammenarbeit
Kontinuierlicher Anpassung an komplexe Museumsanforderungen
Messbare Erfolge
Zeitersparnis: Buchungsprozess von mehreren Wochen auf maximal 48 Stunden reduziert
Effizienzsteigerung: 90% weniger Arbeitsaufwand für Terminkoordination
Personalentlastung: Zwei Teilzeitkräfte können sich verstärkt auf die inhaltliche Arbeit und das Qualitätsmanagement fokussieren
Datenbasierte Entscheidungen: Automatische Analyse von Zielgruppenaffinitäten und Auslastung
Innovation und Nachhaltigkeit
Modulare Architektur ermöglicht:
Flexibles Eingreifen in automatisierte Prozesse
Einfache Anpassung an andere Kultureinrichtungen
Integriertes Content Management System
Dashboard mit Echtzeit-Statistiken
Der Buchungscopilot vereinfacht Verwaltungsprozesse und organisatorische Abläufe spürbar. Dadurch werden nicht nur Mitarbeitende entlastet, sondern auch die Voraussetzungen für eine effizientere und stärker kundenorientierte Arbeitsweise in der Kulturellen Bildung geschaffen. Dies eröffnet neue Möglichkeiten, den Fokus gezielt auf Bildungsgerechtigkeit zu richten und entsprechende Maßnahmen wirksam anzugehen.
Übertragbarkeit
Die modulare Softwarearchitektur macht das System hochgradig anpassungsfähig für andere Museen und Kultureinrichtungen, die vor ähnlichen Koordinationsherausforderungen stehen.